Volgend academisch jaar is er natuurlijk weer een shiny en nieuw bestuur nodig om aan het hoofd te staan van onze mooie vereniging. Heb jij interesse om dit volgend jaar te gaan doen. Elk bestuurslid heeft hieronder een beschrijving gemaakt van de globale inhoud van zijn/haar functie.

NB. Dit zijn de functies beschreven zoals wij ze in dit jaar zelf verdeeld hebben, natuurlijk staat een nieuw bestuur vrij om zelf de rollen binnen de groep wat anders te verdelen. Dit is alleen om een idee te geven wat wij allemaal doen!

Voorzitter
Als voorzitter ben je uiteraard het hoofd van het bestuur. Samen met de penningmeester en de secretaris is dit een functie die in elk bestuur terug komt. Jouw belangrijkste taak is om het bestuur te leiden, dit zowel actief tijdens vergaderingen, als ook niet actief buiten vergaderingen. Als er vragen zijn vanuit het bestuur of de vereniging die besproken moeten worden, komt dit als eerste bij jou terecht en is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze besproken kunnen worden. Naast alleen het voorzitten van de bestuursvergaderingen, zit je ook de grotere Algemene Leden Vergaderingen (ALV) voor en ben je samen met de secretaris namens MSV Pulse aanwezig tijdens het tweemaandelijkse overleg tussen alle geneeskundeverenigingen door heel Nederland, welke meestal in Utrecht plaatsvinden. Je zorgt ervoor dat deze vergaderingen orderlijk verlopen en je maakt vooraf een agenda met de zaken waarvan jij denkt dat belangrijk is om te bespreken. De uiteindelijke controle van het bestuur ligt bij jou, maar uiteraard zijn jullie samen één geheel en sta je op hetzelfde level als de rest. Bij problemen binnen het bestuur of de vereniging ben jij de eerste persoon die te hulp schiet. Maar neem de taak niet al te letterlijk: Je bent dan wel voorzitter, maar het is de taak van het hele bestuur om problemen op te lossen, maar ook om samen beslissingen te nemen.

In de afgelopen jaren heeft de voorzitter ook altijd de bacheloruitreiking (die vier keer per jaar plaatsvindt) georganiseerd en gepresenteerd namens Pulse. Je kan hier met je bestuur over praten of iemand anders dit wil overnemen als je dit niet prettig vindt, wel is het natuurlijk leuk voor de uitreiking zelf als de voorzitter het praatje houdt en voor jezelf is het natuurlijk ook wel een kick om voor zo’n grote groep te mogen spreken! Hiernaast is het een taak van de voorzitter om kleine stukjes tekst aan te leveren voor almanakken uit het gehele land. Meestal krijgen we van een van de andere Geneeskundeverenigingen een uitnodiging om een stukje aan te leveren voor hun almanak, met hierbij een thema en vaak nog een klein opdrachtje. Het is de bedoeling dat jij deze stukken tekst schrijft en ervoor zorgt dat deze op tijd opgestuurd worden!

Naast deze taken komen natuurlijk de algemene taken aan bod, die door elk bestuur verdeeld worden naar interesse. Je zal een paar commissies onder je hoede krijgen waarvan jij de contactpersoon bent en je zal buiten je voorzitterstaken ook algemene bestuurstaken uitvoeren. Welke dit zijn, wordt weer in onderling overleg verdeeld. Tenslotte ben je ook een persoon waar iedereen om terug moet kunnen vallen. Of ze nu hulp nodig hebben of gewoon even stoom af moeten blazen.

Penningmeester
De belangrijkste taak voor de penningmeester spreekt natuurlijk voor zichzelf. Het geld beheren. In het begin van een bestuursjaar begin je met een begroting te maken. Dit doe hij of zij in principe samen met de andere bestuursgenoten. Het gaat er uiteindelijk om dat de penningmeester dit als het ware moet bewaken. Wanneer er een commissie, werkgroep, stichting of bestuurslid die onder MSV Pulse valt, meer uitgeeft dan inbegroot, dan is het zaak dat de penningmeester ingrijpt. Daarnaast ben je de beheerder van de lopende rekening van Pulse en ook het contact geld dat Pulse binnenkrijgt. Dit dient eens in de zoveel tijd geteld te worden.

De penningmeester moet ook zorgen dat de declaraties snel en efficiënt afgehandeld worden. Dit moet allemaal ook nog eens duidelijk zijn voor de Kas Controle Commissie (KCC) die er is om de penningmeester te controleren. Een administratie die goed op orde is, is dan ook zeer belangrijk in deze functie.

Een van de mooiste dingen van de functie is de sponsorcontacten. Je komt met ontzettend veel mensen in contact waarvan je als het ware geld moet ontfutselen op een rationele manier. Je leert hier ook wel een beetje onderhandelen en ook is het leuk om te zien hoe de sponsoren kijken naar de baten die zij hebben bij sponsoring.

Secretaris
Dit stukje tekst wat hier voor je klaar ligt, speciaal voor jou geschreven, bevat
woorden die met veel liefde en zorg gekozen zijn. Alle woorden moeten kloppen
om jou precies duidelijk te maken wat een secretaris doet. En eigenlijk geven
de vorige woorden dat al heel precies aan. Alles wat jij als secretaris doet heeft
te maken met woorden, of deze nu electronische bij jou terecht komen, in de
vorm van een email, of in de tastbaardere en vastere vorm zoals een brief.
Voor alletwee ben je verantwoordelijk. Reageer op vragen die binnenkomen,
zorg dat de emails die de inbox vullen bij het juiste bestuursgenootje aankomen.
En probeer overzicht te houden in de stroom van woorden die je zal overspoelen.

Verder ben jij als secretaris ook verantwoordelijk voor het gesproken woord, tijdens
de vergaderingen die jullie als bestuur hebben moet jij er voor zorgen dat alles
wat gezegd wordt, op papier komt, het notuleren. De kunst hierbij is het kort
te houden voor jezelf maar lang genoeg voor de anderen om later nog te weten
waar het gesprek ook alweer over ging. Dit leer je, en anders ben jij degene
die naast de voorzittereven aan de rem kan trekken, op deze manier stromen
de woorden misschien iets langzamer wat de taak iets makkelijker maakt.

naast het verletteren van het gesproken woord, is het ook belangrijk om het woord
van Pulse te verkondigen. Dit doe jij als secretaris met behulp van de nieuwsbrief.
Een keer in de twee weken zal je het nieuws onder de leden verspreiden, en de
sponsoren de kans geven acties te promoten. Het is hierbij van belang iedereen
tevreden te houden, en als mens weet je hoe moeilijk dat is.

Naast het geschreven woord en het op papier brengen van het gesproken,
is er voor jou als secretaris, en als bestuurslid van Pulse, ook een taak weg
gelegd, om zelf te spreken. Bijvoorbeeld met je zelf gekozen commissies, of
tijdens activiteiten. Verder probeer je natuurlijk bij zoveel mogelijk feestjes
aanwezig te zijn, ten eerste om natuurlijk niks te missen, en daarnaast om het
contact met je leden te verbeteren.

Ik hoop dat je hierdoor een beetje inzicht gekregen heb in de functie van een
secretaris en dan hier nog een paar woorden ter afsluiting:

"love. Fall in love and stay in love. Write only what you love, and love what
you write. The key word is love. You have to get up in the morning and write
something you love, something you live for."

Commissaris Intern
De belangrijkste taak van de commissaris intern is contact met de commissies. Je probeert de commissies te ondersteunen in hun taken, helpt ze waar nodig en wijst ze op mogelijkheden die zij misschien overzien. Het altijd op de hoogte zijn van (aanstaande) activiteiten is een vitaal punt hierin. Het is niet noodzakelijk (maar wel gezellig!) om aanwezig te zijn op elke activiteit, dit kan verdeeld worden tussen de bestuursleden. Het is wel van belang dat iemand de activiteiten coördineert en ervoor zorgt dat er bestuursleden aanwezig zijn, dit is dan ook jouw taak.

Om het contact tussen de commissies te verbeteren, wordt er elke maand een commissiehoofdenoverleg georganiseerd waar jij voorzitter van bent. Het is niet de bedoeling dat je plaatsneemt in elke commissie. Elke commissie krijgt een contactpersoon binnen het bestuur die zelf bepaalt in hoeverre deze deelneemt aan bijvoorbeeld vergaderingen of alleen de notulen leest. Maar uiteindelijk ben jij verantwoordelijk voor het goed lopen van commissies! Indien commissies problemen hebben of leden zoeken, neem jij hierin de coördinatie en organiseer je bijvoorbeeld de sollicitaties.

Naast deze taak heb je ook een taak als algemeen bestuurslid. Samen met de andere bestuursleden run je de vereniging en wordt er elke week vergaderd, wat vaak ook een gezellige bedoeling is!

Commissaris Onderwijs
De commissaris Onderwijs van Pulse houdt zich in het bijzonder bezig met, je raadt het al, onderwijs! In principe ben je voorzitter van Pulse Onderwijs, de commissie Onderwijs bestaat uit een groep van ongeveer 25 studenten, die zich allemaal bezig houden met de evaluatie en dus verbetering en kwaliteits-bewaking van ons onderwijsprogramma. Deze studenten zitten verdeeld in verschillende ‘gremia’, zoals de opleidingscommissie, het directieoverleg, of de jaarvertegenwoordiging. Maandelijks hebben we met deze club van 25 studenten een discussie-vergadering, waarin we allerlei onderwerpen van ons onderwijs laten passeren. Daarnaast is er ook frequenter overleg, dat wekelijks bij elkaar komt: het ‘klein beraad’: dit is eigenlijk een afvaardiging van de verschillende studenten uit het groot beraad. Van elk gremium zit 1 student in het klein beraad.

Het grootste deel van je functie bestaat dus uit vergaderingen voorbereiden, voorstellen schrijven, nieuwe plannen maken. Je hebt met name een aansturende rol: het is belangrijk om goed in de gaten te houden wat de belangrijke dingen zijn die spelen en er dan ook voor zorgen dat je als groep iets gaat doen! Daarbij is het heel erg van belang dat je als studenten één mening uitstraalt, en eigenlijk is dat dus waar je steeds naar opzoek bent met elkaar: wat is nu het beste voor de studenten, dus waar staan wij voor!

Buiten je functie als voorzitter van Pulse Onderwijs, zit je dus ook in het dagelijks bestuur van MSV Pulse. Hier heb je natuurlijk gewoon een aantal taken als algemeen bestuurslid. Je vergadert elke week over de lopende zaken, en samen probeer je besluiten te maken! Ieder bestuurslid heeft enkele commissies waar hij/zij verantwoordelijk voor zijn, het is een beetje naar eigen voorkeur hoe je die commissie onder de bestuursleden verdeeld. Maar het idee is dat je contact houdt met ‘jouw commissies’, en zorgt dat als dingen niet goed lopen, het bestuur op de hoogte is, en eventueel kan helpen! Zo blijven we goed op de hoogte van wat er reilt en zeilt binnen de vereniging, en houden we contact met onze actieve leden: heel belangrijk!

NB. Voor deze functie van Commissaris Onderwijs, gaat de voorkeur uit naar iemand die al een jaar een functie heeft gehad binnen het Groot Beraad, zodat hij/zij al een beetje een idee heeft hoe het in elkaar zit!